Mentaris Loopbaancoaching

Hoe ziet een dag van een Trainee eruit?

Het is maandag 8 mei. Rotterdam ontwaakt langzaam uit haar slaap. Het is koud maar helder weer; om wakker te worden fiets ik van station Blaak richting kantoor, sla een van de mooie Kralingse straatjes in en kom uit op een altijd drukke Kortekade. Het pand van Mentaris ligt op een hoekje waar je voorbij zou lopen als je niet oplet. Ik parkeer mijn fiets voor de deur en ga naar binnen; ik ben de eerste van mijn collega’s. Bij binnenkomst doe ik de lichten aan om sfeer te creëren.

’’Binnenkomen voelt als thuiskomen’’

Wanneer ik bezig ben met wat huishoudelijke taken, zie ik mijn collega aan komen fietsen. Ik loop naar de deur en doe voor haar open zodat ze niet haar sleutel hoeft te zoeken. ‘Goedemorgen! Heb je een goed weekend gehad?’ Tijdens het uitdoen van haar jas vertelt zij enthousiast over haar weekend. Een fijn gesprek, wat elke maandag plaatsvindt. Een warme kop thee mag hierbij niet ontbreken. Tijdens ons gesprek pak ik de laptop uit de kast om de binnengekomen mail na te kijken. De inbox staat vol met LinkedIn verzoeken en berichten, facturen, mails van kandidaten, werkopdrachten en nieuwsbrieven van andere ondernemers. Om overzicht te krijgen rangschik ik de mails in verschillende mapjes. Ik print de facturen uit en leg die op het bureau ter betaling.

’’Mijn collega maakt de tafel klaar voor het projectoverleg; thee en water mogen niet ontbreken tijdens een intensief overleg’’

Rond 9.00 uur komt Margot aangefietst vanaf haar huis en bij binnenkomst praten we bij. We hebben het over mijn gewonnen basketbalwedstrijd van afgelopen zaterdag. Dit onderwerp zorgt altijd voor leuke linkjes tussen mijn rol in het team en mijn rol op het werk. We beginnen het overleg met een projectlijst op tafel. Alle projecten vergen aandacht en vandaag bespreken we vooral de business- klanten en de intervisieprojecten. Als senior trainee heb ik de mailcomputer voor mij op tafel zodat we mails direct kunnen versturen. De vrijdag voor het overleg hebben mijn collega en ik al mails opgezet, zodat we deze tijdens het overleg kunnen versturen. Margot pleegt belletjes tussendoor, om contact met kandidaten en opdrachtgevers te versnellen. Als laatste komen we toe aan boekhoudkundige zaken zoals binnengekomen betalingen. Deze week willen we graag onze nieuwsbrief versturen aan onze trouwste klanten. We plannen tijdens het overleg onze eigen taken in bekijken hoe de rest van de dag ingevuld gaat worden. Het overleg is intensief maar afgebakend; om 12 uur stoppen we om wat te eten.

‘’We bespreken elk project nauwkeurig; wat de stand van zaken is, waar de kandidaat behoefte aan zou kunnen hebben, welke actie er nodig is en welke communicatie er moet zijn met de opdrachtgever’’

Ieder maakt zijn/haar eigen lunch klaar met de etenswaren in ons kleine keukentje. Mijn collega heeft net boodschappen gedaan voor ons allen, afgestemd op ieders wensen; voor haar is er o.a. speltbrood, voor mij is er geitenkaas en sla. We doen er alles aan om onszelf fit, gezond en verzadigd te voelen, zodat we de rest van de dag met energie tegemoet gaan. Uit het projectoverleg vloeien taken voort die we meteen kunnen beetpakken. Naast de verzonden mails uit het projectoverleg, zijn er altijd mails die nog gemaakt moeten worden. Ik maak een aantal mailtjes en zet ze klaar in ons mailprogramma om te versturen.

’’Daarnaast maak ik een offerte voor een kandidaat die we gaan ondersteunen in Outplacement. Samen met Margot zet ik de puntjes op de i’’

Om 13.00 uur komt een kandidaat, wat betekent dat we dit voor moeten bereiden. Mijn collega maakt de map compleet met alle mails, testuitslagen en de motivatiebrief die hij wil bespreken. We maken de tafel schoon en zetten een waterkan met glazen neer. Door de ruiten zien we onze kandidaat aan komen rijden, om te parkeren op onze parkeerplaats. Margot zwaait alvast om de kandidaat te verwelkomen, waarna hij blij terug zwaait. We zetten de deur alvast open zodat hij zelf naar binnen kan komen. Ik zet alvast koffie. Bij binnenkomst stellen we onze klant gerust door over zijn naderende vakantie te praten. De klant ontspant zichtbaar. Ik als senior trainee zal, met goedkeuring van de klant, bij het gesprek blijven om mee te tikken in zijn CV en motivatiebrief. Er wordt dan meteen vastgelegd wat de klant wil aanpassen. Mijn collega gaat met pauze door een rondje te fietsen door het Kralingse bos. Het gesprek van 1,5 uur is intensief maar doelgericht. We komen tot een mooi CV en motivatiebrief die hij zal versturen voor een sollicitatie. We vragen hem aan het eind van het gesprek om ons op de hoogte te houden over de het verloop van de sollicitatieprocedure. Om 14.30 uur stapt de klant tevreden naar buiten en zwaaien we hem uit wanneer hij wegrijdt.

‘’Dan is het tijd voor mijn bilateraal, die we buiten de deur voeren, in het nabijgelegen café’’

Onze collega heeft dan de ruimte om rustig te werken in het kantoor. Eens in de twee weken evalueren we waar ik sta, welke doelen ik nog wil behalen en halen we hier concrete acties uit. In de negende maand van mijn Traineeship heb ik vooral vragen die gaan over mijn leiderschap richting mijn collega en over mijn blik naar buiten. Een leuk en motiverend gesprek waar ik mee verder kan.

‘’Bij terugkomst bereid ik de coachingsgesprekken van de volgende dag voor; ik lees de ingestuurde werkopdrachten van de kandidaten en maak hierbij aantekeningen voor Margot’’

Margot duikt achter de laptop. Maandag en dinsdag zijn altijd de dagen waarop zij de meeste tijd heeft om te mailen. We zetten dan ook de mails klaar die zij kan versturen. Mijn collega gaat aan de gang met de nieuwsbrief; in een speciaal computerprogramma integreert zij teksten en plaatjes tot een mooi geheel. Margot wordt tijdens het mailen gebeld door de klant van eerder op de dag. Hij vertelt haar dat hij is uitgenodigd voor een gesprek en bedankt ons voor de goede voorbereiding. Margot vraagt hem ons verder op de hoogte te houden. Ik tik alvast een mail in Word met wat ik opvang van het telefoongesprek zodat we alles vast kunnen leggen wat er gebeurt.

Om 17.45 uur is de werkdag voorbij. Ik en mijn collega fietsen samen naar station Blaak, via de mooie straten van Kralingen. Het is een feest om te mogen werken in deze bruisende stad. We zwaaien elkaar uit en wensen elkaar een fijne avond.